fbpx

Kanban en HR: optimizando la Gestión de Tareas y Proyectos

En un mundo empresarial cada vez más dinámico y competitivo, la gestión ágil se ha convertido en un pilar fundamental para la eficiencia y el éxito organizacional. En este contexto, los departamentos de Recursos Humanos han empezado a adoptar prácticas ágiles, y una de las metodologías que ha ganado prominencia es Kanban. En este artículo exploraremos qué es Kanban y qué beneficios nos aporta en la gestión de los Recursos Humanos. Veremos una serie de pasos básicos para poder implementar Kanban y algunas alternativas de software que nos permitirán usar este sistema de forma colaborativa con nuestro equipo de trabajo.

Definición de Kanban: La Evolución desde Toyota

Antes de explorar de qué manera Kanban puede aportar valor a los procesos de recursos humanos, es esencial comprender su origen. Esta metodología tiene sus raíces en la compañía japonesa de fabricación de automóviles, Toyota. En la segunda mitad del siglo pasado, Toyota implementó un sistema de producción conocido como el “Sistema de Producción Toyota,” que tenía como objetivo principal la reducción de desperdicios y la mejora de la eficiencia en la producción.

 

La palabra “Kanban” tiene su origen en el japonés y se traduce como “tarjeta con símbolos”. El concepto más elemental de este enfoque se basa en un tablero dividido en tres etapas: “Por hacer,” “En proceso,” y “Hecho”. Cada columna del tablero representa una fase del proceso, mientras que las filas se utilizan para visualizar tareas específicas pendientes en cada fase.

 

Dentro del ámbito de Recursos Humanos, Kanban se convierte en una herramienta versátil que se aplica en diversos procesos, tales como la contratación de personal, el desarrollo de habilidades, la evaluación de rendimiento, la gestión del tiempo y las responsabilidades administrativas.

Principios Fundamentales de Kanban en RRHH

 El enfoque de Kanban se sustenta en tres principios esenciales:

 

1. Visualización: La visualización es una piedra angular en la implementación de Kanban. El tablero Kanban, que puede ser físico o digital, permite a los miembros del equipo tener una representación gráfica del estado actual de las tareas y facilita la identificación de posibles obstáculos en el proceso.

 

2. Limitación de la sobrecarga de trabajo: Para mejorar la eficiencia, Kanban impone restricciones en la cantidad de tareas permitidas en cada etapa del proceso. Por ejemplo, se puede establecer un límite de seis tareas en la columna “Por hacer” y un límite de dos tareas en “En progreso”. Esta limitación fomenta la concentración en completar tareas y promueve un flujo de trabajo continuo.

 

3. Mejora continua: Kanban aboga por la mejora continua mediante la retroalimentación constante y el análisis del “Work in Progress” (trabajo en progreso), es decir, el número de tareas que se están gestionando simultáneamente. La evaluación regular del WIP, junto con los datos del tablero, permite identificar problemas y oportunidades de mejora, lo que contribuye a un proceso más eficaz y eficiente.

 

El enfoque Kanban está diseñado para gestionar procesos de manera simultánea, brindando visibilidad a todos los miembros del equipo y fomentando la colaboración y la transparencia en la ejecución de proyectos.

 

 

Pasos para Implementar Kanban en Recursos Humanos

 a. Definir los flujos de trabajo y columnas

En este primer paso, es esencial comprender en detalle los flujos de trabajo específicos dentro del departamento de Recursos Humanos. Esto podría incluir procesos como reclutamiento, selección, capacitación, evaluación del desempeño, entre otros. Una vez identificados estos flujos, se deben crear las columnas correspondientes en el tablero Kanban que representen cada fase del proceso. Por ejemplo, para el proceso de selección, las columnas podrían ser “Solicitud de Vacantes,” “Revisión de CVs,” “Entrevistas,” y “Ofertas.”

 

b. Establecer límites de trabajo en proceso (WIP)

Para evitar la sobrecarga de trabajo y garantizar un flujo de trabajo equilibrado, se deben establecer límites de trabajo en proceso (WIP) para cada columna del tablero Kanban. Los límites WIP determinan cuántas tareas o elementos se pueden encontrar simultáneamente en cada fase del proceso. Estos límites ayudan a mantener el enfoque en completar tareas antes de agregar nuevas, lo que evita la acumulación de trabajo y los cuellos de botella.

 

c. Visualizar tareas y proyectos

Una vez que se han definido las columnas y los límites WIP, es hora de comenzar a visualizar las tareas y proyectos en el tablero Kanban. Cada tarea se representa como una tarjeta o un elemento que se mueve a través de las columnas a medida que avanza en el proceso. Esta visualización permite a todo el equipo de RRHH tener una comprensión clara y compartida del estado de cada tarea y proyecto en tiempo real.

 

d. Gestión de prioridades y asignación de responsabilidades

En esta etapa, es crucial asignar responsabilidades específicas para cada tarea o proyecto y establecer prioridades. Los miembros del equipo deben saber quién es el encargado de cada tarea y cuál es su nivel de prioridad. Esto garantiza una distribución equitativa de la carga de trabajo y una ejecución eficiente de las tareas.

 

e. Reuniones de seguimiento y mejora continua

Para mantener el proceso de Kanban en constante mejora, es importante realizar reuniones periódicas de seguimiento. Durante estas reuniones, el equipo revisará el tablero Kanban, discutirá el progreso, identificará posibles obstáculos y considerará ajustes necesarios en el proceso. La retroalimentación y el análisis constante del flujo de trabajo permiten la mejora continua y la optimización de los procesos de RRHH.

 

 

Software Colaborativo para Implementar Kanban en RRHH

 a. Notion

Características Relevantes:

  • Notion es conocido por su flexibilidad y versatilidad. Puede configurarse para adaptarse a diversos flujos de trabajo en RRHH, como seguimiento de candidatos, gestión de proyectos de formación y planificación de evaluaciones de desempeño.
  • Permite la creación de tableros Kanban personalizados utilizando su funcionalidad de base de datos y plantillas adaptables.
  • Facilita la colaboración en tiempo real, lo que es esencial para equipos de RRHH que trabajan en diferentes ubicaciones geográficas.
  • Ofrece la posibilidad de incorporar documentos, notas y archivos multimedia directamente en las tarjetas Kanban para una mejor organización.

 

Ventajas:

  • Flexibilidad para adaptarse a diversas necesidades de RRHH.
  • Integración de documentos y notas en el flujo de trabajo.
  • Colaboración en tiempo real para equipos distribuidos.

 

Desventajas:

  • Curva de aprendizaje inicial para usuarios nuevos.
  • Puede volverse complejo si no se gestiona cuidadosamente.

 

b. Trello

Características Relevantes:

  • Trello es reconocido por su simplicidad y facilidad de uso, lo que lo convierte en una opción atractiva para equipos que están comenzando con Kanban en RRHH.
  • Ofrece un enfoque visual claro con tarjetas, columnas y etiquetas personalizables.
  • Integra con otras herramientas populares como Slack y Google Drive para una mayor productividad.
  • Permite la automatización de tareas a través de Power-Ups y Butler, lo que puede ser útil para flujos de trabajo más avanzados.

 

Ventajas:

  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • Integración con otras herramientas de productividad.
  • Posibilidad de automatizar tareas.

 

Desventajas:

  • Puede carecer de algunas características avanzadas requeridas para flujos de trabajo complejos de RRHH.
  • Limitaciones en la versión gratuita.

 

c. Monday.com

Características Relevantes:

  • Monday.com se destaca por su capacidad de adaptarse a flujos de trabajo altamente personalizables en RRHH.
  • Ofrece una amplia variedad de plantillas y widgets para abordar diversas necesidades, como el seguimiento de candidatos, la gestión de proyectos de formación y la evaluación del desempeño.
  • Proporciona una visión de los proyectos de RRHH con múltiples vistas, como tableros Kanban, gráficos de Gantt y calendarios.
  • Facilita la automatización de procesos y la colaboración en tiempo real.

 

Ventajas:

  • Alta personalización para flujos de trabajo específicos de RRHH.
  • Diversidad de plantillas y vistas disponibles.
  • Funcionalidades avanzadas de automatización.

 

Desventajas:

  • Puede requerir tiempo para configurar y dominar.
  • Los costos pueden aumentar rápidamente con características adicionales.

Consejos Generales para el Éxito con Kanban en RRHH

 

  • Comprende la Esencia de Kanban:** Kanban no se trata solo de visualización, sino de equilibrar la demanda y la capacidad mientras se gestionan cuellos de botella. Los beneficios provienen de la mejora de la administración de procesos.
  • Domina los Principios Básicos del Tablero Kanban:** Las columnas representan estados de trabajo, las tarjetas representan tareas. El objetivo es mover las tarjetas hacia la finalización.
  • Mantén la Simplicidad:** Comienza de manera simple y adapta tu tablero según sea necesario. Facilita su uso para una rápida adaptación.
  • Refleja tu Flujo de Trabajo:** Asegúrate de que el tablero Kanban refleje fielmente los estados de tu proceso de trabajo, incluso agregando columnas específicas.
  • Evita la Fragmentación del Trabajo:** Cada tarjeta debe representar una tarea independiente, evitando dependencias complejas.

 

Estos cinco consejos proporcionan una base sólida para comenzar con Kanban en Recursos Humanos, centrándose en la comprensión de los principios clave y la adaptación del proceso a tus necesidades específicas. Con la implementación adecuada de Kanban y la elección del software colaborativo adecuado, tu equipo de RRHH puede optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia en la gestión de recursos humanos.

Aprende más sobre estas y otras metodologías Ágiles, en nuestro 📚#CursoEspecializado “Transforma HR con Metodologías Ágile

Compartir